Llevar en Excel los registros de ventas, gastos, inventarios, clientes, proyecciones o cualquier otra actividad que involucre datos, para monitorear, analizar o evaluar algún aspecto de un negocio, con el objetivo de interpretar estos datos en conocimiento y entendimiento que permita tomar decisiones empresariales basadas en hechos concretos y reales, es hacer análisis de datos: cualquier persona que usa los datos empresariales para extraer información que le permita entender una determinada situación del negocio, está haciendo análisis de datos.
El nivel más avanzado y sistemático de este procedimiento analítico, es lo que se llama inteligencia de negocios ( Business Intelligence o BI ).
Una evolución natural
Excel es una excelente herramienta, sin embargo tiene límites definidos que condicionan las posibilidades de captación, visualización y análisis de los datos. Tanto la imposibilidad de acceder en tiempo real a los datos que estén alojados en distintos dispositivos o ubicaciones o que tengan diferentes formatos, como la limitación en herramientas de visualización, hacen que Excel restrinja el poder tener una visión verídica, clara y completa del negocio, acotando las tipologías de investigaciones que se pueden llevar a cabo con una hoja de cálculo, y de consecuencia las respuestas que se pueden conseguir.
La inteligencia de negocios es una colección de procesos y herramientas que amplían y optimizan la recopilación y el análisis de los datos provenientes de múltiples fuentes dentro de una organización, con el fin de convertirlos en información útil para una visión más profunda y detallada del negocio, teniendo en consideración sus características únicas y específicas.
Interactuar con reportes dinámicos, en lugar de manejar celdas y fórmulas
La diferencia entre usar un software de gestión o Excel y la inteligencia de negocios, está en la manera de relacionarse con la información.
En vez de manipular elementos o depender de funciones y gráficos preestablecidos, la inteligencia de negocios da acceso a informes construidos a medida para dar respuestas a preguntas concretas.
Leer reportes personalizados es más rápido, directo y efectivo que navegar por una hoja de cálculo, y la posibilidad de activar filtros para hacer selecciones o comparaciones permite profundizar en los análisis.
Con la inteligencia de negocios los datos son presentados de manera visualmente clara y contundente, listos para ser convertidos en información útil y estratégica.
Preguntar para entender
El objetivo de la inteligencia de negocios es proporcionar la información que el usuario necesita para encontrar respuestas.
Esto implica que el primer paso para implementar inteligencia de negocios es definir una específica pregunta, o hipótesis, sobre la realidad del negocio.
A continuación, un técnico especializado en inteligencia de negocios se encarga de organizar los datos, configurar el sistema de captación de datos y confeccionar el informe personalizado a medida de la pregunta inicial.
El usuario utiliza el informe para acceder a la información que le ayude a dar respuesta a su pregunta.
La inteligencia de negocios es escalable con las necesidades del usuario o del negocio, lo que permite que a nuevas preguntas, o hipótesis, el informe se moldee a consecuencia.
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